Здравствуйте, я Ваш новый начальник

Такая фраза (или почти такая) стала одной из примет нашего времени. Слияние и поглощение компаний, их реструктуризация и, как следствие, смена среднего и высшего руководства - вот с чем приходится сталкиваться персоналу, в том числе и административному.

Для помощников руководителей, сохранивших свою должность и обязанности в компании, это означает одно: власть переменилась! Радоваться этому или огорчаться? Наладить отношения с новым боссом, особенно если с прежним вы работали "душа в душу", может оказаться очень непростым делом. И наоборот, вздохнув с облегчением от мысли, что больше не увидите "этого тирана", вы ощутите вдохновение и прилив сил.

В любом случае вы окажетесь лицом к лицу с одной и той же задачей: как лучше адаптироваться к новой ситуации? Чтобы преодолеть этот переходный период быстрее и эффективнее, возьмите на заметку несколько практических рекомендаций:

• Начните с установки "Новый босс - новый человек"

Еще не познакомившись с новым боссом, вы, возможно, уже начнете мысленно противопоставлять его прежнему: "Иван Иванович делал это не так, как будет делать Петр Петрович!" Это и есть первая ловушка на пути налаживания взаимоотношений. Важно понять, что Петр Петрович не хуже и не лучше Ивана Ивановича. Он ДРУГОЙ! Скорее всего, у него другие приоритеты, ожидания и предпочтения, другой стиль управления и общения. Постарайтесь понять и принять его таким, какой он есть, будьте готовы к открытиям и неожиданностям.

• Сделайте "домашнюю работу"

Подумайте, есть ли возможность заранее собрать информацию о новом начальнике (только не пользуйтесь непроверенными слухами). Если в отделе персонала вам дадут прочесть его резюме или представится возможность поговорить с его бывшими коллегами, считайте, что вам повезло. Особое внимание - стилю управления: организован он или не очень, ориентирован на конечный результат или любит вникать в детали, предпочитает все решать сам или готов доверить этот подчиненным. Эта информация позволит вам выбрать правильную тактику действий.

• Проведите "инвентаризацию" своего рабочего места

Наше рабочее место - это важный компонент нашего корпоративного имиджа. По нему окружающие судят о нашей организованности и профессионализме. Новый босс - не исключение. Возможно, придя на работу в свой первый рабочий день, он увидит ваш рабочий стол раньше, чем вас, и именно по нему сформирует свое первое впечатление о своем помощнике. Поэтому будет разумно позаботиться об этом заранее: привести в порядок систему хранения документов (так называемый "файлинг"), избавиться от ненужных бумаг, которые уже некуда класть, провести ревизию канцелярских принадлежностей.

Посмотрите критическим взглядом на свое рабочее пространство, нет ли в нем лишних или легкомысленных предметов (смешных игрушек, постеров и других милых сердцу штучек), которые могут создать ложное первое впечатление. Помните, что восприятие сильнее реальности.

• Дайте знать, что вы существуете

Если есть возможность, свяжитесь с новым начальником накануне его выхода на работу, профессионально представьтесь, объясните причину своего звонка (или обращения по электронной почте) и спросите, что ему может потребоваться в первый рабочий день. Эти действия потребуют максимум такта и продуманного выбора слов, так как инициатива исходит от вас.

• Подготовьтесь к первой встрече

Встречи "один на один" - самый эффективный способ коммуникации с руководителем., и многие руководители практикуют именно такой способ регулярного общения со своими помощниками: 15 минут каждое утро и 30 минут в конце рабочей недели. Для первой встречи подготовьтесь к обсуждению следующих вопросов: ваше рабочее время, ожидания и предпочтения руководителя, процедуры приема телефонных звонков и посетителей, правила обращения с корреспонденцией. Важно выяснить эти вопросы как можно раньше. В противном случае существует опасность автоматически продолжить работу в прежнем ритме, который устраивал прежнего босса, но может вызвать недоумение и неудовольствие нового.

Если ваш новый босс не предлагает вам такой встречи в его первый рабочий день, вы можете проявить инициативу сами, аргументируя свое предложение прежде всего выгодой для босса: "Петр Петрович, я бы хотела занять 15 минут вашего времени, чтобы обсудить ряд вопросов, касающихся моих обязанностей, что позволит мне эффективнее помогать вам".

• Дайте боссу время для "акклиматизации"

Для него все еще более ново, чем для вас: рабочее место, правила и процедуры, специфика работы, коллеги и подчиненные. Будьте терпеливы и не ждите, что с первого же дня будет установлен четкий распорядок. Следуйте его распоряжениям в его ритме, не подгоняя и не обгоняя.

• Не мешайте ему руководить

Возможно, вы занимаете эту позицию долгое время и знаете все бизнес-процессы внутри компании, писаные и неписаные правила, всю внутреннюю жизнь офиса до тонкостей. Поэтому вполне вероятно, что из лучших побуждений вы попытаетесь сразу ввести нового босса в курс дела, показать ему, как и что в офисе принято и тем самым облегчить ему жизнь, правильно? Неправильно! Такая поспешность может сыграть с вами злую шутку.

Руководить должен руководитель. Предложите ему свою помощь, дайте знать, что готовы в любой момент по его желанию познакомить его с существующими на сегодняшний день правилами. Однако что именно и когда будет нужно, он должен сказать сам.

• Ничего не предполагайте

Допустим, вы понимали своего прежнего босса с полуслова, с полувзгляда, умели "читать между строк". Это то, к чему и должен стремиться помощник руководителя. Но теперь у вас новый босс, и вам придется начинать весь процесс познания с самого начала. Если Петр Петрович ничего не говорит, это не значит, что он всем доволен, как прежде Иван Иванович, а молчание Петра Петровича может вовсе не означать согласия.

Некоторые помощники опасаются проявлять инициативу и спрашивать своих руководителей о том, что они думают по поводу их работы. И совершенно напрасно! Вовремя и регулярно получаемая обратная связь позволит вам избежать досадных ошибок и лучше адаптировать свою работу под потребности и ожидания руководителя.

• Не сравнивайте нового босса с прежним

Легко сказать! Это происходит подсознательно, каждую минуту: как он говорит, как смотрит (или не смотрит), как слушает (или не слушает), как и что делает и т.д. Главное - не дать себе увлечься сравнениями, если они не в пользу нового начальника. Вспомните: он ДРУГОЙ!

При необходимости вы можете использовать следующий подход: "Для Ивана Ивановича я делала это так. Как бы вы хотели организовать этот процесс?" Вторая часть вашего высказывания очень важна, так как демонстрирует вашу готовность работать по-новому.
 

• Прощаясь с прошлым, смотрите вперед

"Мы так всегда делали", "Так у нас принято", "Я по-другому не умею" - это фразы-разрушители вашей карьеры. Используйте свой предыдущий позитивный опыт, приобретенные знания и умения и в тоже время будьте открыты для новых идей, проявите способности, которые ранее не были востребованы, демонстрируйте гибкость подходов, готовность учиться и расти профессионально.

Воспринимайте ситуацию "Здравствуйте, я ваш новый начальник" как подарок судьбы, открывающий новые возможности и горизонты.

Автор: Марина Орлова
Тренер-консультант Школы менеджеров <Арсенал>
Член международной ассоциации профессиональных администраторов (США)
Источник: www.arsenal-hr.ru