Такая фраза (или почти такая) стала одной из примет нашего времени. Слияние и поглощение компаний, их реструктуризация и, как следствие, смена среднего и высшего руководства - вот с чем приходится сталкиваться персоналу, в том числе и административному.
Для помощников руководителей, сохранивших свою должность и обязанности в компании, это означает одно: власть переменилась! Радоваться этому или огорчаться? Наладить отношения с новым боссом, особенно если с прежним вы работали "душа в душу", может оказаться очень непростым делом. И наоборот, вздохнув с облегчением от мысли, что больше не увидите "этого тирана", вы ощутите вдохновение и прилив сил.
В любом случае вы окажетесь лицом к лицу с одной и той же задачей: как лучше адаптироваться к новой ситуации? Чтобы преодолеть этот переходный период быстрее и эффективнее, возьмите на заметку несколько практических рекомендаций:
- Начните с установки "Новый босс - новый человек"
Еще не познакомившись с новым боссом, вы, возможно, уже начнете мысленно противопоставлять его прежнему: "Иван Иванович делал это не так, как будет делать Петр Петрович!" Это и есть первая ловушка на пути налаживания взаимоотношений. Важно понять, что Петр Петрович не хуже и не лучше Ивана Ивановича. Он ДРУГОЙ! Скорее всего, у него другие приоритеты, ожидания и предпочтения, другой стиль управления и общения. Постарайтесь понять и принять его таким, какой он есть, будьте готовы к открытиям и неожиданностям.
- Сделайте "домашнюю работу"
Подумайте, есть ли возможность заранее собрать информацию о новом начальнике (только не пользуйтесь непроверенными слухами). Если в отделе персонала вам дадут прочесть его резюме или представится возможность поговорить с его бывшими коллегами, считайте, что вам повезло. Особое внимание - стилю управления: организован он или не очень, ориентирован на конечный результат или любит вникать в детали, предпочитает все решать сам или готов доверить этот подчиненным. Эта информация позволит вам выбрать правильную тактику действий.
- Проведите "инвентаризацию" своего рабочего места
Наше рабочее место - это важный компонент нашего корпоративного имиджа. По нему окружающие судят о нашей организованности и профессионализме. Новый босс - не исключение. Возможно, придя на работу в свой первый рабочий день, он увидит ваш рабочий стол раньше, чем вас, и именно по нему сформирует свое первое впечатление о своем помощнике. Поэтому будет разумно позаботиться об этом заранее: привести в порядок систему хранения документов (так называемый "файлинг"), избавиться от ненужных бумаг, которые уже некуда класть, провести ревизию канцелярских принадлежностей.
Посмотрите критическим взглядом на свое рабочее пространство, нет ли в нем лишних или легкомысленных предметов (смешных игрушек, постеров и других милых сердцу штучек), которые могут создать ложное первое впечатление. Помните, что восприятие сильнее реальности.
- Дайте знать, что вы существуете
Если есть возможность, свяжитесь с новым начальником накануне его выхода на работу, профессионально представьтесь, объясните причину своего звонка (или обращения по электронной почте) и спросите, что ему может потребоваться в первый рабочий день. Эти действия потребуют максимум такта и продуманного выбора слов, так как инициатива исходит от вас.
- Подготовьтесь к первой встрече
Встречи "один на один" - самый эффективный способ коммуникации с руководителем., и многие руководители практикуют именно такой способ регулярного общения со своими помощниками: 15 минут каждое утро и 30 минут в конце рабочей недели. Для первой встречи подготовьтесь к обсуждению следующих вопросов: ваше рабочее время, ожидания и предпочтения руководителя, процедуры приема телефонных звонков и посетителей, правила обращения с корреспонденцией. Важно выяснить эти вопросы как можно раньше. В противном случае существует опасность автоматически продолжить работу в прежнем ритме, который устраивал прежнего босса, но может вызвать недоумение и неудовольствие нового.
Если ваш новый босс не предлагает вам такой встречи в его первый рабочий день, вы можете проявить инициативу сами, аргументируя свое предложение прежде всего выгодой для босса: "Петр Петрович, я бы хотела занять 15 минут вашего времени, чтобы обсудить ряд вопросов, касающихся моих обязанностей, что позволит мне эффективнее помогать вам".
- Дайте боссу время для "акклиматизации"
Для него все еще более ново, чем для вас: рабочее место, правила и процедуры, специфика работы, коллеги и подчиненные. Будьте терпеливы и не ждите, что с первого же дня будет установлен четкий распорядок. Следуйте его распоряжениям в его ритме, не подгоняя и не обгоняя.
- Не мешайте ему руководить
Возможно, вы занимаете эту позицию долгое время и знаете все бизнес-процессы внутри компании, писаные и неписаные правила, всю внутреннюю жизнь офиса до тонкостей. Поэтому вполне вероятно, что из лучших побуждений вы попытаетесь сразу ввести нового босса в курс дела, показать ему, как и что в офисе принято и тем самым облегчить ему жизнь, правильно? Неправильно! Такая поспешность может сыграть с вами злую шутку.
Руководить должен руководитель. Предложите ему свою помощь, дайте знать, что готовы в любой момент по его желанию познакомить его с существующими на сегодняшний день правилами. Однако что именно и когда будет нужно, он должен сказать сам.
- Ничего не предполагайте
Допустим, вы понимали своего прежнего босса с полуслова, с полувзгляда, умели "читать между строк". Это то, к чему и должен стремиться помощник руководителя. Но теперь у вас новый босс, и вам придется начинать весь процесс познания с самого начала. Если Петр Петрович ничего не говорит, это не значит, что он всем доволен, как прежде Иван Иванович, а молчание Петра Петровича может вовсе не означать согласия.
Некоторые помощники опасаются проявлять инициативу и спрашивать своих руководителей о том, что они думают по поводу их работы. И совершенно напрасно! Вовремя и регулярно получаемая обратная связь позволит вам избежать досадных ошибок и лучше адаптировать свою работу под потребности и ожидания руководителя.
- Не сравнивайте нового босса с прежним
Легко сказать! Это происходит подсознательно, каждую минуту: как он говорит, как смотрит (или не смотрит), как слушает (или не слушает), как и что делает и т.д. Главное - не дать себе увлечься сравнениями, если они не в пользу нового начальника. Вспомните: он ДРУГОЙ!
При необходимости вы можете использовать следующий подход: "Для Ивана Ивановича я делала это так. Как бы вы хотели организовать этот процесс?" Вторая часть вашего высказывания очень важна, так как демонстрирует вашу готовность работать по-новому.
- Прощаясь с прошлым, смотрите вперед
"Мы так всегда делали", "Так у нас принято", "Я по-другому не умею" - это фразы-разрушители вашей карьеры. Используйте свой предыдущий позитивный опыт, приобретенные знания и умения и в тоже время будьте открыты для новых идей, проявите способности, которые ранее не были востребованы, демонстрируйте гибкость подходов, готовность учиться и расти профессионально.
Воспринимайте ситуацию "Здравствуйте, я ваш новый начальник" как подарок судьбы, открывающий новые возможности и горизонты.
Автор: Марина Орлова
Тренер-консультант Школы менеджеров <Арсенал>
Член международной ассоциации профессиональных администраторов (США)
Источник: www.arsenal-hr.ru
ООО «Лента»
Северо-Западный филиал ОАО «МегаФон»
ЗАО «Кондитерская фабрика «Нева»
ЗАО «Сэтила из Швеции»
ООО «Юнион Двери СПб»
Северо-Западный региональный центр ОСАО «Ингосстрах»
ОАО «Мурманский комбинат хлебопродуктов»
ООО «Первое хлебопекарное объединение»
ООО «Тиккурила»
Кондитерский комбинат «Невские Берега»
ООО «КЛАДОВАЯ ЗДОРОВЬЯ»
ООО «ПЕТРОЭНЕРГОСТРОЙ»
ООО «Позитрон Пласт»
ЗАО «ЕМГ Северо-Запад»
ЗАО «НПФ ТЕПЛОКОМ»
ООО «Статойл Энерджи энд Ритэйл Раша»
ООО «Аллер Петфуд»
ОАО «АВТОДОР»
ООО «Гильдия зодчих»
ЗАО «Хекля»
ООО «Зёринг ПМ»
ООО «ВЕГ Германия НН»
ООО «Финмар СПБ»
ОАО «ЦИУС ЕЭС»
ООО МК «Диетпродукт»
ЗАО «ОМНИ»
ООО «Балтийская энергетическая компания»
ООО «МОССА ГРУПП»
ЗАО «ФИН-Стойматериалы»
ООО «СКБ Взлет»